TIETOSUOJASELOSTE 24.5.2018
Tämä asiakirja sisältää EY:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröidylle toimitettavat tiedot.
- REKISTERIN PITÄJÄ JA REKISTERISTÄ VASTAAVA HENKILÖ
Rekisterin pitäjä on Sanapolku Oy, rekisterin nimi Sanapolku Oy/potilasasiakirjat
Y-tunnus 2567514-3
Haapaniemenkatu 40 D 1, 70110 Kuopio
www.sanapolku.fi
Rekisterin pitäjä on toiminnasta vastaava johtaja Anu Leinonen (puh. 050 379 3214)
- OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus on Sanapolku Oy:n asiakkaille tuotetun puheterapeutin ja työnohjaajan palveluiden toteuttaminen ja laskuttaminen. Sanapolku Oy:n asiakkaiden tutkimusten, hoidon suunnittelun ja toteutuksen edellytyksenä on, että henkilötietoja käsitellään ja tallennetaan henkilörekisteriin.
Asiakkaalta tai alaikäisen lapsen huoltajat antavat kirjallisen suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- yhteydenpito asiakkaisiin ja heidän lähiomaisiin
- käyntien ajanvaraukseen
- hoidon suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi sekä dokumentoinniksi
- hoidon laskutukseen tarvittavat tiedot
- REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin tallennettava tietoja ovat:
- asiakkaan nimi, henkilötiedot ja yhteystiedot
- asiakkaan nimeämän yhteyshenkilön ja alaikäisen huoltajan tiedot
- hoidon kannalta välttämättömät terveydentilatiedot, kuten sairauskertomus
- ajanvaraustiedot
- hoitoa koskevat laskutustiedot
- yhteistyökumppaneiden antamat tiedot (esim. päiväkodin HOJKS-lomakkeet, kokousten muistiinpanot)
- terapian toteuttamisen aikana muodostuneet tiedot (terapiakertojen kuvaukset)
- puheterapia-arviointien lomakkeet
- terapiasta tai arvioinneista laaditut palautteet
- erityisellä luvalla nauhoitetut ääni- ja videotallenteet
- SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Säännönmukaisia tietolähteitä ovat asiakkaan hoitoon liittyvät maksusitoumukset ja niiden mahdolliset liitteet (asiakkaan yhteystiedot ja kuvaus hoidon tarpeesta) hoitoa ostavilta tahoilta (Kela, kunnat, erikoissairaanhoito).
- SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTTAMISET
Asiakastietoja ei luovuteta, eikä siirretä EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle.
Asiakastietoja voidaan luovuttaa vain asiakkaan kirjallisella suostumuksella erikseen määritellyille tahoille ja tilanteissa, joissa on lain mukaan nimenomainen valtuutus, kuten erityislain nojalla Kansanterveyslaitokselle, STAKESille, Valviralle sekä terveydenhuollon valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksia varten. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. Asiakastietoja ei luovuteta sivullisille. Niitä voivat käyttää vain hoidon toteutukseen osallistuvat henkilöt.
Tietojen säännönmukainen luovutus asiakkaan tai hänen omaisensa/vanhempiensa antamalla kirjallisella luvalla:
-lausunnot ja terapiapalautelomakkeet terapiajakson päättyessä palvelun tilaavalle taholle (Kela, kunnat, erikoissairaanhoito)
-puheterapia-arvioiden tutkimustulokset palvelun tilaajalle (kunnat, erikoissairaanhoito)
-asiakkaille ja heidän omaisille/vanhemmille palaute terapiasta hoitojakson päättyessä
- REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Asiakassuhteen alussa asiakasta informoidaan hänen oikeuksistaan, joita ovat mm.:
- tarkastusoikeus ja tiedon korjaaminen
- tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta
- suostumus asiakastietojen luovuttamiseen
- oikeus kieltää tietojen luovuttaminen kolmannelle osapuolelle
Tarkastuspyyntö voidaan tehdä henkilökohtaisen käynnin yhteydessä. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan aina ennen tietojen antamista. Alaikäisen huoltaja voi tarkistaa alaikäisen potilasasiakirjat, ellei alaikäinen, joka kykenee päättämään itse hoidostaan, ole kieltänyt tietojen luovuttamista huoltajalle tai lailliselle edustajalle. Tiedot antaa rekisterin pitäjä. Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena.
Asiakkaan korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja asiakkaan henkilöllisyys tarkastetaan pyynnön yhteydessä. Pyyntö osoitetaan rekisterin pitäjälle. Asiakkaan halutessa korjauksia tietoihin, ne tehdään viikon kuluessa pyynnöstä siten, että rekisteriin jää jälkeenpäin luettavaksi sekä korjattavaksi vaadittu tieto, että korjattu tieto.
Tietoja säilytetään 120 vuotta asiakkaan syntymästä.
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyviin kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään Anu Leinoseen.
Kuopiossa 24.5.2018
Anu Leinonen, vastaava johtaja
